Prata in jobbet, så får offerten nummer, datum, kund och belopp som fakturan kan hänvisa till.
Offerten är skickad, jobbet är gjort och fakturan är betald. Frågan är vad som ska sparas, i vilken form och hur länge. Svaret står i bokföringslagen, och det ändrades senast för drygt två år sedan. Nedan står reglerna paragraf för paragraf ur bokföringslagen (1999:1078) i lydelse t.o.m. SFS 2024:342, ur brottsbalken 11 kap. och ur två propositioner: prop. 2009/10:235, när bevarandetiden kortades, och prop. 2023/24:78, när kravet på original avskaffades. Paragrafer utan lagnamn är bokföringslagen. Alla källor lästes den 28 september 2026, och författningsregistret kontrollerades samma dag: lagen har ändrats 27 gånger, senast genom SFS 2024:342, som trädde i kraft den 1 juli 2024.
| Handlingen | Vad den är i lagens mening | Var det står |
|---|---|---|
| Din faktura till kunden | Verifikation för affärshändelsen | 5 kap. 6 och 7 §§ |
| Leverantörens faktura eller kvitto | Verifikation. Den uppgift du tagit emot ska användas | 5 kap. 6 § första stycket |
| Offerten som fakturan hänvisar till | Räkenskapsinformation: handling som en verifikation hänvisar till | 1 kap. 2 § 9 a och 5 kap. 7 § |
| Avtalet om ett stort jobb | Räkenskapsinformation om det har särskild betydelse för ekonomin | 1 kap. 2 § 9 b |
| Offert som ingen svarade på | Ingen affärshändelse, så ingen verifikation krävs för den | 1 kap. 2 § 7 och 5 kap. 6 § |
Lagen säger aldrig offert. Den säger verifikation och avtal. Ordet offert står noll gånger i bokföringslagen, och ordet faktura likaså. Det lagen kräver är en verifikation för varje affärshändelse. 5 kap. 6 §: För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. Och 1 kap. 2 § 7 definierar affärshändelser som alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder. Fakturan du skickar när badrummet är klart är en uppkommen fordran. Offerten som ingen svarade på ändrade ingenting i förmögenheten.
Hänvisar fakturan till offerten blir offerten räkenskapsinformation. 5 kap. 7 §: Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Nästa mening gäller offerten: I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för affärshändelsen samt var dessa finns tillgängliga. Definitionen av räkenskapsinformation i 1 kap. 2 § 9 a räknar sedan uttryckligen upp 5 kap. 7 § (handling m.m. som en verifikation hänvisar till). Står det enligt offert 112 på fakturan är offert 112 alltså räkenskapsinformation, och den ska sparas lika länge som fakturan.
Avtalet om ett stort jobb kan räknas även utan hänvisning. 1 kap. 2 § 9 b räknar in avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Ordet särskild gör att inte varje avtal räknas. Men ett entreprenadavtal på ett halvårs arbete, med betalningsplan och villkor för tilläggsarbeten, kan vara just ett sådant avtal. Det avgörs av vad avtalet betyder för ekonomin, inte av vad dokumentet heter. Därför är det enklaste att låta varje faktura hänvisa till offerten, så att frågan aldrig behöver prövas.
Sju år, räknat från årsskiftet efter räkenskapsåret. 7 kap. 2 §: De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bevarandetid). Är räkenskapsåret kalenderår slutar räkenskapsåret 2026 den 31 december 2026. Det sjunde året efter det kalenderåret är 2033. Offerten till ett jobb som fakturerades i mars 2026 ska alltså finnas kvar till och med den 31 december 2033, nästan åtta år efter att den skrevs. Samma paragraf kräver att handlingarna är varaktiga och lätt åtkomliga. En offert som bara finns i en mejlkorg du inte kommer åt längre uppfyller inte det. Har företaget ett brutet räkenskapsår gäller samma räkning, med det kalenderår då räkenskapsåret slutar som startpunkt. Tabellen längre ned visar ett exempel.
Tio år gällde fram till 2011. Lag (2010:1514) ändrade 7 kap. 2 § från den 1 januari 2011. Propositionen 2009/10:235 återger vad som gällde före: material som används för att bevara räkenskapsinformation ska bevaras fram t.o.m. det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ordet tionde står i dag noll gånger i lagen. Mallar och råd som säger tio år bygger alltså på en lydelse som slutade gälla för femton år sedan.
Kunden kan reklamera i tio år, men lagen kräver sju. Bokföringslagens sju år säger ingenting om hur länge du kan behöva offerten som bevis. Konsumenttjänstlagen (1985:716) 17 § första stycket: Reklamation får dock inte ske senare än tre år eller, i fråga om arbete på mark eller på byggnader eller andra anläggningar på mark eller i vatten eller på andra fasta saker, tio år efter det att uppdraget avslutades. Påstår en kund år nio att tätskiktet inte var med i priset är det offerten som visar vad som lovades. Bokföringslagen tvingar dig att spara i sju år. Tio år för jobb på hus är ett eget val, och det är det som skyddar dig.
Sedan den 1 juli 2024 får papperskvittot slängas när det är inskannat. 7 kap. 6 §: Ett företag får förstöra pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation, om räkenskapsinformationen överförs till en annan pappershandling eller elektronisk handling. Handlingarna får dock endast förstöras om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Propositionen 2023/24:78 ger exemplet rakt ut: Till exempel får papperskvitton som ett företag har fått in från någon annan eller upprättat självt förstöras om de har digitaliserats.
Förut fick originalet inte slängas förrän år fyra. Propositionen beskriver regeln som gällde fram till den 30 juni 2024: Men även om informationen har överförts ska den ursprungliga formen för bevarande av räkenskapsinformationen bevaras till det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 6 § bokföringslagen). Lag (2024:342) tog bort spärren, och den gäller även kvitton som skannades före ändringen. Propositionen om ikraftträdandet: Om räkenskapsinformation redan har överförts vid ikraftträdandet så behöver originalen inte bevaras, förutsatt att överföringen har skett i enlighet med det i 7 kap. 6 § föreslagna kravet för att räkenskapsinformationen i sin ursprungliga form inte ska behöva bevaras. Pärmen med inskannade kvitton från 2023 får alltså gå till pappersinsamlingen, om skanningen håller.
Det är informationen som ska finnas kvar, inte papperet. Propositionen säger det i en mening: Räkenskapsinformationen som sådan ska alltid bevaras under hela bevarandetiden. Och i nästa: Lagens bevarandekrav tillämpas efter överföringen på den handling som räkenskapsinformationen har överförts till. Fotot av kvittot är alltså från det ögonblicket den handling som ska vara varaktig och lätt åtkomlig i sju år. Ett foto som bara finns i telefonen, och försvinner med den, uppfyller inte villkoret i 6 § att överföringen inte får innebära risk för att informationen försvinner.
Den mejlade pdf:en sparas som den kom. 7 kap. 1 § tredje stycket: Elektroniska handlingar med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan eller som företaget självt har upprättat ska bevaras i det format och med det innehåll de hade när de kom till företaget respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget. Utgångspunkten för offerten du skickade som pdf är alltså den pdf kunden fick, inte ett utkast du har ändrat i efteråt. Andra stycket ställer samma krav på papper: i det skick materialet hade när det kom till företaget. Själva lagringen är fri, enligt propositionen: Företaget kan fritt flytta elektroniska handlingar mellan hårddiskar och andra fysiska lagringsmedia förutsatt att övriga krav enligt lagen är uppfyllda.
Ligger dokumenten i molnet utomlands gäller tre villkor. 7 kap. 2 §: De ska förvaras i Sverige, i ett ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt. 3 a § gör undantag för elektroniska handlingar i ett annat land inom Europeiska unionen, på tre villkor. Det första: platsen för förvaring och varje ändring av denna plats anmäls till Skatteverket. Det andra: företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under bevarandetiden. Det tredje: företaget genom omedelbar utskrift kan ta fram räkenskapsinformationen i Sverige i en pappershandling. Paragrafen börjar med orden Trots 2 § får ett företag, så det är ditt företag som ska uppfylla villkoren, inte programleverantören.
Kontanta betalningar bokförs senast nästa arbetsdag. 5 kap. 2 §: Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Tredje stycket lättar för den mindre firman: Ett företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst tre miljoner kronor får dröja med att bokföra affärshändelserna tills betalning sker. Men lättnaden tar slut vid årsskiftet: Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras. Slutfakturan på ett kök som kunden inte har betalat den 31 december ska alltså in i bokslutet.
Enskild firma är bokföringsskyldig från första jobbet. 2 kap. 6 §: En fysisk person som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldig för denna. Paragrafen har ingen beloppsgräns. 4 kap. 1 § räknar upp vad skyldigheten innebär, bland annat att se till att det finns verifikationer enligt 5 kap. 6-9 §§ för alla bokföringsposter, och att bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen. Offertprogrammet och bokföringsprogrammet du slutar använda ska alltså gå att läsa ut ur under hela bevarandetiden, eller så ska innehållet flyttas innan du säger upp dem.
Den som inte sparar kan dömas för bokföringsbrott. Brottsbalken 11 kap. 5 §: Den som uppsåtligen eller av oaktsamhet åsidosätter bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen (1999:1078) genom att underlåta att bokföra affärshändelser eller bevara räkenskapsinformation döms för bokföringsbrott, under ett villkor: om rörelsens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning till följd härav inte kan i huvudsak bedömas med ledning av bokföringen. Straffet är fängelse i högst två år. Är brottet grovt: fängelse i lägst sex månader och högst sex år. En enstaka borttappad offert gör inte rörelsen omöjlig att bedöma. Ett år utan verifikationer kan göra det. Ringa brott har en egen spärr i 8 §: Bokföringsbrott som är ringa får åtalas av åklagare endast om åtal av särskilda skäl är påkallat från allmän synpunkt.
Mikroskriften är borta, men inte helt. Lag (2024:342) strök mikroskrift ur 7 kap. 1 §, bytte ordet dokument mot pappershandling och maskinläsbart medium mot elektronisk handling. Ordet mikroskrift står i dag noll gånger i lagens paragrafer och en gång i övergångsbestämmelserna: Räkenskapsinformation som vid ikraftträdandet bevaras i mikroskrift får fortsatt bevaras i den formen. Propositionen förklarar också att det fysiska lagringsmediet inte längre omfattas: Det krävs alltså inte längre att företaget bevarar ett visst fysiskt föremål, t.ex. en hårddisk eller en optisk skiva.
Lagen är från 1999, och 7 kap. är från 2024. Författningsregistret räknar 27 ändringar. Den senaste, lag (2024:342), ändrade samtliga åtta paragrafer i 7 kap., alltså 1, 2, 3, 3 a, 4, 5, 6 och 7 §§, och dessutom 4 kap. 1 och 4 §§. 5 kap. 7 §, paragrafen om vad verifikationen ska innehålla, finns inte med i någon av de 27 ändringarna. Den står kvar i 1999 års lydelse, och därför står det skall i den men ska i hela 7 kap.
Sex saker i offerten gör den lätt att arkivera. Ett offertnummer, så att fakturan kan hänvisa till den och upplysa om var den finns tillgänglig, som 5 kap. 7 § kräver. Datum, eftersom verifikationen ska visa när den har sammanställts. Kundens fullständiga namn, eftersom motparten ska framgå. Jobbet i klartext och beloppet, eftersom verifikationen ska visa vad affärshändelsen avser och vilket belopp den gäller. Och en pdf i den version kunden fick, eftersom 7 kap. 1 § tredje stycket vill ha handlingen i det format och med det innehåll den hade när den upprättades.
Beskriv jobbet och kunden, så som du skulle berätta det för en kollega.
Offertnummer, datum, kund, jobb och belopp får egna rader som fakturan kan hänvisa till.
Pdf:en kunden får är samma pdf som ska sparas, i det format den upprättades.
Samma motor, skräddarsydd för din bransch. Testa 5 offerter gratis, konto på tio sekunder.
Vänsterkolumnen är frågan, mittkolumnen svaret i lagen, högerkolumnen lagrummet. Lagrum utan lagnamn är bokföringslagen (1999:1078).
| Frågan | Svaret i lagen | Lagrummet |
|---|---|---|
| Hur länge ska offerten sparas? | Till och med sjunde året efter det kalenderår räkenskapsåret avslutades | 7 kap. 2 § |
| Får papperskvittot slängas efter skanning? | Ja, om överföringen inte innebär risk att informationen förändras eller försvinner | 7 kap. 6 § |
| Måste originalet sparas till år fyra först? | Nej, inte sedan den 1 juli 2024 | 7 kap. 6 §, lag (2024:342) |
| Får dokumenten ligga på servrar i ett annat EU-land? | Ja, om platsen anmäls till Skatteverket och de två andra villkoren uppfylls | 7 kap. 3 a § |
| När ska en kontant betalning bokföras? | Senast påföljande arbetsdag | 5 kap. 2 § första stycket |
| Obetald faktura vid årsskiftet, omsättning under tre miljoner? | Ska bokföras vid räkenskapsårets utgång | 5 kap. 2 § tredje stycket |
| Krävs verifikation för en offert ingen svarade på? | Nej, den är ingen affärshändelse | 1 kap. 2 § 7 och 5 kap. 6 § |
| Vad händer om inget sparas? | Bokföringsbrott, om rörelsen inte kan bedömas med ledning av bokföringen | BrB 11 kap. 5 § |
Bevarandetiden räknas från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ett brutet räkenskapsår som slutar den 30 april 2026 avslutas under kalenderåret 2026, och bevarandetiden löper då också till och med den 31 december 2033.
Hänvisar fakturan till offerten är den räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 § 9 a och 5 kap. 7 § bokföringslagen, och ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Nej, ordet offert står noll gånger i lagen. Offerten omfattas genom definitionen av räkenskapsinformation, som handling som en verifikation hänvisar till eller som avtal av särskild betydelse.
Bokföringslagen kräver en verifikation för varje affärshändelse, och en offert som ingen antog är ingen affärshändelse. Kravet i 5 kap. 6 § träffar den alltså inte.
Nej. Tio år gällde fram till lag (2010:1514), som från den 1 januari 2011 ändrade 7 kap. 2 § till det sjunde året.
Ja, sedan den 1 juli 2024, om överföringen enligt 7 kap. 6 § inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner.
Nej. Den regeln, att originalet skulle bevaras till det fjärde året, togs bort genom lag (2024:342) den 1 juli 2024.
Ja. Enligt prop. 2023/24:78 behöver originalen inte bevaras om överföringen skedde i enlighet med kravet i 7 kap. 6 §.
Fotot blir den handling som ska bevaras, varaktigt och lätt åtkomligt i sju år enligt 7 kap. 2 §. Försvinner fotot med telefonen är villkoret i 6 § inte uppfyllt.
Utgångspunkten i 7 kap. 1 § tredje stycket är att elektroniska handlingar bevaras i det format och med det innehåll de hade när de kom till företaget.
Inom EU, om platsen anmäls till Skatteverket, Skatteverket och Tullverket får omedelbar elektronisk åtkomst och dokumenten kan skrivas ut omedelbart i Sverige, enligt 7 kap. 3 a §.
Ja. 2 kap. 6 §: En fysisk person som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldig för denna. Någon beloppsgräns finns inte i paragrafen.
Senast påföljande arbetsdag, enligt 5 kap. 2 § första stycket. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.
Ja, om nettoomsättningen normalt är högst tre miljoner kronor om året, enligt 5 kap. 2 § tredje stycket. Obetalda fordringar och skulder ska ändå bokföras vid räkenskapsårets utgång.
En hänvisning till offerten och var den finns tillgänglig. 5 kap. 7 § kräver att verifikationen i förekommande fall upplyser om handlingar som legat till grund för affärshändelsen samt var dessa finns tillgängliga.
Brottsbalken 11 kap. 5 §: den som underlåter att bevara räkenskapsinformation döms för bokföringsbrott till fängelse i högst två år, om rörelsens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning inte kan i huvudsak bedömas.
Enligt 17 § konsumenttjänstlagen i högst tio år efter att uppdraget avslutades för arbete på byggnader och andra fasta saker. Bokföringslagens sju år räcker alltså inte som bevistid för sådana jobb.
Ja, men räkenskapsinformationen ska bevaras hela bevarandetiden. Enligt 4 kap. 1 § ska även den utrustning och de system som behövs för att presentera informationen bevaras, eller så ska innehållet föras över innan.
Genom lag (2024:342), som trädde i kraft den 1 juli 2024 och ändrade samtliga åtta paragrafer i 7 kap. samt 4 kap. 1 och 4 §§. Registret räknar 27 ändringar sedan 1999.